10 Rekomendasi Aplikasi Scan Dokumen Terbaik (Terbaru Tahun 2023)

Sebelum Anda memilih aplikasi scan dokumen, Anda perlu menentukan jenis dokumen yang akan Anda scan. Jenis dokumen yang akan Anda scan akan menentukan format dokumen yang bisa dipilih untuk menampilkan hasil scan. Anda juga bisa menentukan aplikasi dengan fitur yang mendukung jenis dokumen Anda. Beberapa jenis dokumen yang bisa dipindai adalah:

• Foto, untuk digitalisasi album foto lama Anda. Anda bisa memindai foto-foto lama Anda agar tidak hilang karena foto fisik bisa pudar termakan usia.

• Surat penting, untuk proses mengajukan lamaran atau proposal melalui email. Anda bisa memindai ijazah, transkrip nilai, surat lamaran, dokumen bermaterai atau bertanda tangan untuk dikirim secara daring.

• Bukti transaksi, untuk verifikasi pembayaran belanja online. Anda bisa memindai kuitansi, struk ATM, dan nota pembelian sebagai bukti pembayaran untuk dikirim ke penjual.

• Whiteboard, untuk mempelajari ulang materi kuliah atau presentasi dari kantor. Dengan memindai whiteboard, Anda tak perlu susah-susah mencatat materi yang disampaikan. Anda bisa fokus menyimak apa yang disampaikan pemateri.

• Buku teks, untuk tujuan penulisan karya ilmiah. Anda bisa memindai halaman demi halaman kutipan yang penting dari buku-buku di perpustakaan. Anda tak perlu ribet memfotokopi buku atau mencatatnya di buku catatan. Selain lebih praktis, memindai halaman buku juga akan menghemat waktu dan uang.

• Buku catatan/tulisan tangan, untuk mengubahnya menjadi teks digital. Anda bisa memindai tulisan tangan yang akan dikenali sebagai karakter teks di komputer. Dengan memindai tulisan tangan, Anda tak perlu repot-repot mengetik.

Setiap aplikasi scan dokumen memiliki fitur yang berbeda-beda. Anda perlu memperhatikan fitur yang sesuai jenis dokumen agar hasil menjadi seperti yang Anda harapkan. Beberapa fitur yang ada dalam aplikasi scan dokumen adalah:

• Deteksi tepi dokumen, untuk pemindaian dokumen secara otomatis. Anda bisa mengarahkan kamera ponsel ke dokumen yang akan di-scan. Layar akan mendeteksi setiap sudut dokumen tersebut. Anda pun bisa mendapatkan hasil scan dengan cepat.

• Editing, untuk hasil scan yang lebih bersih dan sesuai. Jika hasil scan Anda dirasa kurang bersih atau kurang pas, Anda bisa memanfaatkan fitur editing-nya. Anda bisa menghilangkan noda, bayang, dan coretan yang mengganggu. Anda juga bisa mengatur kontras, tingat ketajaman, dan memfilter berdasarkan warna yang Anda kehendaki.

• OCR (Optical Character Recognition), untuk mengonversi gambar huruf menjadi karakter yang dikenal komputer. OCR berfungsi membaca/mengekstrak teks hasil scan dokumen ketik/tulisan tangan tanpa mengetik/memasukkan teks secara manual. OCR dapat mengenali angka, huruf, dan tanda baca dari dokumen cetak (hard copy) menjadi digital (soft copy).

Biasanya, setiap aplikasi scan dokumen memiliki fitur standar deteksi tepi dokumen dan editing. Fitur OCR hanya ada pada aplikasi scan dokumen tertentu. Jika Anda hanya ingin memindai foto, gambar, kuitansi, surat penting, dan whiteboard, aplikasi biasa sudah cukup. Namun, untuk memindai gambar teks atau tulisan tangan menjadi bentuk digital, Anda perlu memilih aplikasi berfitur OCR.

Untuk menyimpan atau membagikan hasi pindaian, Anda bisa memilih format yang tersedia di aplikasi scan dokumen. Format file dapat ditentukan dari jenis dokumen yang telah Anda scan. Format dokumen juga menentukan perlu tidaknya software atau aplikasi lain untuk membuka dokumen pindaian Anda. Beberapa format file yang dihasilkan oleh aplikasi scan dokumen adalah:

• JPG/JPEG (Joint Photography Expert Group), cocok untuk dokumen berupa foto. File format ini bisa diatur tingkat kompresinya. Hal tersebut memungkinkan Anda mengatur kualitas dan kapasitas penyimpanan. Makin besar kompresi gambar, makin kecil ukuran file-nya. Namun, gambar yang dikompres akan kehilangan detail dan ketajamannya.

• PNG (Portable Network Graphic), cocok untuk dokumen berupa gambar. File format ini sangat optimal untuk penyimpanan gambar dengan banyak warna solid (tidak lebih dari 256 warna). Hasil dari format ini bisa menampilkan gambar dengan latar belakang transparan, seperti gambar logo dan ikon.

• PDF (Portable Document Format), cocok untuk dokumen berupa teks dan gambar. File dengan format PDF memungkinkan Anda menyalin teks di dalam dokumen. Hal tersebut karena setiap file PDF menyimpan bentuk format penulisan dan jenis huruf. Namun, file format PDF juga bisa hanya menampilkan hasil berupa gambar. File PDF juga fleksibel bisa dibuka pada beberapa perangkat tertentu tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan.

• DOC (Document), cocok untuk dokumen berupa teks dan tulisan tangan. Anda bisa memindai teks atau tulisan tangan dari dokumen hard copy menjadi teks di program Microsoft Word. Dengan demikian, Anda tak perlu mengetik secara manual lagi. Namun, Anda tetap perlu mengecek teksnya karena hasil pindaian OCR tidak seratus persen akurat. Hal tersebut bergantung dari kejelasan karakter pada dokumen yang dipindai.

Setelah dokumen dipindai, dibersihkan, dan diatur formatnya, Anda bisa mengekspor dokumen tersebut dengan beberapa cara. Cara mengekspor dokumen hasil scan tersebut adalah:

• Simpan untuk diri sendiri, dengan cara menyimpannya langsung ke perangkat/galeri di ponsel atau penyimpanan aplikasi. Anda juga bisa mengirimnya ke situs penyimpanan pribadi. Menyimpannya di situs penyimpanan (cloud) dapat membantu Anda mendapatkan file jika sewaktu-waktu dibutuhkan. File tersebut bisa diakses tanpa perangkat yang terinstal aplikasi. Anda bisa memanfaatkan situs penyimpanan seperti Google Drive, Dropbox, Evernote, dan SkyDrive.

• Bagikan ke orang lain, dengan cara mengirimkannya langsung melalui email, chat, atau berbagi file di situs penyimpanan. Beberapa aplikasi scan dokumen menyediakan tombol untuk membagikan hasil scan ke berbagai platform, seperti WhatsApp dan Evernote. Anda bisa berbagi file melalui situs penyimpanan seperti Google Drive dan Dropbox dengan mengatur aksesnya untuk publik. Untuk keamanan, pastikan hanya yang diundang yang bisa mengaksesnya.

Jika masih ragu, Anda bisa membaca penilaian dan ulasan pengguna di Google Play atau App Store. Anda bisa mendapatkan informasi Android atau iOS versi berapa yang kompatibel untuk handphone Anda. Selain itu, beberapa aplikasi scan yang gratis juga membatasi akses fiturnya.

Untuk membuka fitur yang dikunci, Anda perlu upgrade ke aplikasi versi premium yang berbayar. Membaca penilaian dan ulasan dari pengguna dapat mencegah Anda dari aplikasi yang kurang sesuai untuk Anda.